HPGB - Honourable Prudent and Generous

Déclaration sur la protection de la vie privée.

1. Notre déclaration de confidentialité

HPGB accorde beaucoup d'importance au respect de votre vie privée. Pour cette raison, noussouhaitons également vous informer clairement sur la manière dont vos données personnelles sont collectées et utilisées par nous. "Nous" sommes HPGB SA, située avenue Jacob van Arteveldestraat, 18  8800 Roeselare Le but de cette déclaration de confidentialité est de "vous" expliquer de manière simple – en tant que client, client potentiel, visiteur de notre site internet ou toute autre personne nous contactant – le type de données personnelles que nous utilisons, et leur traitement. Cette déclaration de confidentialité est destinée à la fois aux particuliers et aux entités juridiques.

2. Traitement et utilisation de vos données personnelles

Par données personnelles, nous entendons non seulement les données qui vous identifient directement, mais également celles qui le font indirectement.

• Une identification directe est possible à l’aide de données personnelles telles que votre nom,votre adresse, votre numéro de registre national, votre e-mail, votre numéro de téléphone, etc.
• Une identification indirecte est possible à l’aide d’informations qui sont susceptibles de vousidentifier si elles sont combinées à d’autres informations. Votre numéro de compte, par exemple,n’est pas une donnée personnelle en tant que telle. Toutefois, elle devient personnelle une fois associée à votre nom.Le traitement et l’utilisation de données personnelles fait référence à tout ce que nous faisons comme la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’utilisation, la consultation, la modification, la divulgation, le partage ou la destruction de vos données personnelles.

2.1 Quelles type de données personnelles traitons-nous ?

Les différentes catégories de données personnelles que nous traitons habituellement sont les suivantes :

• Données d’identification, telles que votre prénom, votre nom de famille, la date et le lieu de naissance, le numéro de votre carte d’identité, votre adresse e-mail et même l’adresse IP de votre PC ou de votre téléphone mobile lorsque vous les utilisez.
• Données liées aux transactions que vous effectuez par notre biais, comme un numéro de compte bancaire, des dépôts, des retraits et des transferts liés à votre contrat.
• Données financières, telles que la valeur de vos biens immobiliers ou autres actifs.
• Données sociodémographiques, telles que votre état civil, votre situation familiale ou autres relations.
• Données liées à votre comportement et à vos préférences en ligne lorsque vous naviguez sur nos sites internet ou lorsque vous utilisez nos applications mobiles.
• Données relatives à vos besoins et centres d’intérêt que vous nous communiquez via notre personnel (dont notre centre d’appel) ou via notre site internet (p.ex. quand vous replissez une enquête en ligne).
• Données audiovisuelles, telles que les enregistrements des vidéos de surveillance d’une de nos bureaux ou les enregistrements téléphoniques de notre centre d’appel.
• Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes, afin de satisfaire entre autre nos obligations réglementaires (p. ex. des informations provenant des instances publiques dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et le blanchiment d’argent).

En principe, nous n’utilisons pas de données personnelles sensibles telles que les données relatives à la santé, aux croyances religieuses, politiques ou philosophiques, à l’orientation sexuelle ou à l’appartenance ethnique.

2.2 Qui est concerné par notre traitement de données personnelles ?

Nous traitons des données personnelles de particuliers ou d’entités juridiques avec lesquels nous avons, avons eu ou sommes susceptibles d’avoir une relation directe ou indirecte. De telles données personnelles peuvent en particulier faire référence :

• aux clients et à leurs représentants ou bénéficiaires
• aux clients potentiels qui témoignent de l’intérêt envers nos produits et services
• à toute personne associée à une entité juridique, telle qu’un représentant d’une entreprise ou d’une association à but non lucratif.

Nous traitons par exemple vos données personnelles lorsque vous souscrivez à un contrat, visitez notre site internet ou répondez à une enquête. Ces données vous concernent en tant qu’individu ou en tant que représentant d'une entité juridique.Nous utilisons également les données personnelles de tiers, p. ex. des personnes qui ne sont pas nos clients, mais qui entretiennent une relation avec le client dans le cadre d’une fonction, d’un privilègeou d'un titre particulier.

Quelques exemples ci-dessous :

• Représentants légaux (p. ex. procuration)
• Bénéficiaires de transactions effectuées par nos clients
• Bénéficiaires effectifs (UBO)
• Créditeurs du client (p. ex à la suite d’une faillite)
• Actionnaires de l’entreprise en tant que personnes physiques
• Représentants statutaires
• Directeurs, ou personnes désignées comme contact d'un client professionnel.

2.3 À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Gestion du dossier client.

Si vous souhaitez devenir l’un de nos clients, la loi nous oblige à collecter une partie de vosinformations personnelles (telles qu'une copie de votre carte d’identité ou d’autres piècesjustificatives) afin d’évaluer si nous pouvons vous accepter comme client ou non. De plus, nous avons également besoin de votre adresse ou d’un numéro de téléphone afin de vous contacter à l’avenir.

• Livraison de nos produits et exécution des services que nous proposons

Si vous souhaitez acquérir un nouveau produit ou service , nous avons également besoin de certaines de vos données personnelles afin d’évaluer si nous pouvons vous fournir ces produits ou services

spécifiques.

• Gestion de la relation client

Vous êtes susceptibles d’être invité(e) à prendre part à une enquête de satisfaction client ou à d’autres types d’enquêtes. Les résultats de telles enquêtes peuvent être mis à la disposition de notre personnel afin d’améliorer nos produits et services. Nous pourrions également utiliser les notes prises lors de rendez-vousafin de pouvoir offrir plus facilement des produits et services personnalisés.

• Définition du caractère approprié et adéquat en fonction de l’analyse de votre profil de risque.

Lorsque nous vous proposons un produit nous devons vous poser des question ciblées sur votre degré de scolarité, votre connaissance de produits financiers, la compostion de votre patrimoine, votre appetit du risque et vos besoins et souhaits personnels.

• Pour une approche commerciale personnalisée.

comprenant par exemple des lettres d’informations/e-mails avec des offres personnalisées et des bannières publicitaires personnalisées sur notre site internet ou via nos applications mobiles.

Afin de vous fournir des produits et services les plus pertinents, nous sommes susceptibles :

• d’analyser de l’information que nous collectons quand vous naviguez sur notre site internet ou quand vous avez un rendez-vous chez un de nos courtiers conventionnés.
• d’analyser vos besoins potentiels de nos produits ou services (nous pourrions par exemple vous inviter chez nos courtiers pour discuter d’opportunités d’investissement adaptées à votreprofil)
• d’évaluer les moments clés lorsque des produits ou services financiers spécifiques pourraient être pertinents pour vous (p. ex. anniversaires, décès, marriages, divorces, adoptions)
• d’évaluer vos intérêts sur base de simulations effectuées en ligne.
• Optimisation des performances de nos services
  • Nous utilisons des données transactionnelles afin de mieux comprendre l’utilisation de nos services en vue de les améliorer. Lorsque vous souscrivez à un contrat par exemple,nous mesurons le temps entre l’ouverture de votre compte et les premières transactions de rajoute ou de rachat.
  • Nous analysons également les résultats de nos activités marketing afin de mesurer l’efficacitéde nos campagnes en vue de vous offrir, en tant que client, des solutions plus pertinentes.
• Prévention, détection et contournement de failles conformément aux règlements en vigueur

(p. ex. la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme, ainsi que la fraude etl’évasion fiscales). Afin de vous protéger, vous et vos avoirs, contre toute activité frauduleuse, nous pourrions traiter vos données personnelles. Cela peut par exemple être le cas lorsque vous êtes victime d'uneusurpation d’identité, de fuite ou de piratage de vos données.Nous pourrions également faire appel au profilage client en combinant vos données (nom, numéro de compte, âge, nationalité, adresse IP, etc.) afin de détecter rapidement et efficacement un délit enparticulier vous concernant.

Nous utilisons et gérons également des données de contact et de sécurité (p. ex. lecteur de carte, mot de passe...) afin de valider, de suivre et de sécuriser les transactions et les communications vianos canaux à distance.

3. Comment gérons-nous vos données personnelles ?

3.1 Nous respectons le cadre légal en matière de protection des données à caractère personnel

Notre réputation en matière d’intégrité et notre respect de la vie privée de nos clients nous tiennent énormément à cœur. Nous mettons tout en œuvre pour nous conformer à la loi belge en vigueur sur la protection des données, ainsi que les mesures de mise en œuvre, supervisées par la Commission de la protection de la vie privée . Conformément à la loi, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées (p. ex. procédures, mesures de sécurité IT, etc.) afin de garantir que vos données personnelles sont sécurisées de manière adéquate contre les pertes ou divulgations accidentelles à des personnes qui n’en ont pas l’autorisation. Nous prenons également les dispositions contractuelles avec les parties susceptibles de nous aider à traiter vos données personnelles ou auxquelles nous communiquons vos informations.

3.2 Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont collectées dès que vous devenez client ou que vous vous inscrivez via nos services en ligne, complétez un formulaire en ligne ou signez un de nos contrats, utilisez un de nos produits ou services ou lorsque vous nous contactez via nos différents canaux.

3.3 Qu’en est-il des cookies ?

Nous utilisons des cookies sur notre site internet afin d’accroître ses performances, de lui permettre de se souvenir de vos préférences, et de vous apporter des informations que nous pensons êtreintéressantes ou utiles pour vous. D’une manière générale, les cookies sont de petits fichiers de données stockés sur votre ordinateur.Ils peuvent avoir différentes fonctions, mais servent généralement à conserver une trace des sites internet visités. Ils renferment une petite quantité d’informations relatives à des visites de site internet spécifiques qui peuvent servir à se souvenir de vous et de vos préférences lors vos prochaines visites. Les cookies peuvent être "fonctionnels" et contenir des données à votre sujet (en tant qu’utilisateur) telles que la langue ou la devise sélectionnée, ce qui signifie que vous ne devez pas réintroduire cesdonnées chaque fois que vous consultez le site internet.

Les cookies peuvent également être "techniques" et enregistrer des données relatives aux pages de notre site internet consultées par l’utilisateur ainsi qu’à l’endroit où les informations peuvent être entrées dans des formulaires. De tels cookies fournissent des informations personnalisées et peuvent vous éviter de recevoir les mêmes publicités ou autres annonces de manière répétée. Nous utilisons également des données enregistrées par les cookies pour compiler des statistiques pour notre site internet et pour faire en sorte que ses performances et son contenu soient améliorés. Nous sommes susceptibles d’utiliser les cookies afin d’identifier certains schémas dans votre comportement en ligne, en vue de vous offrir du contenu répondant à vos besoins et servant vos intérêts. Aucun cookie sera placé si vous n’acceptez pas explicitemment leur emploi ; Vous pouvez à tout moment révoquer votre consentement. Un consentement donné ponctuellement vaudra pour chaque usage conséquent durant la même session. La plupart des navigateurs sont configurés automatiquement pour accepter les cookies. Toutefois, vous pouvez configurer votre navigateur afin qu’il vous informe sur la gestion des cookies Si vous refusez nos cookies, vous pourriez constater un ralentissement de la navigation ou ne plus être en mesure d’accéder à tous les services.

3.4 Traitement automatisé de vos données personnelles

Afin de vous offrir rapidement et efficacement nos produits et nos services, vos données personnelles peuvent occasionnellement être traitées de manière automatique. Aucun processus de décision automatique est utilisé.

3.5 Nous sécurisons vos données

3.5.1 Comment sécurisons-nous vos données ?

Nous prenons la sécurisation de vos données très au sérieux. À cette fin, nous avons adopté un cadre de gouvernance en matière de sécurité mis à jour périodiquement et conforme aux règles internationales et aux normes. Plus particulièrement, nous avons pris des mesures techniques et élaboré des procédures adaptées afin de garantir l’intégrité de vos données personnelles et leur traitement confidentiel et sécurisé.

3.5.2 Comment pouvez-vous sécuriser vos données personnelles ?

Bien que nous fassions le maximum pour sécuriser vos données, nous vous conseillons d’envisager les mesures suivantes afin de sécuriser vos données de votre côté :

• Installez un logiciel antivirus, un logiciel anti-spyware et un pare-feu. Réglez vos préférences afin que ces protections soient régulièrement mises à jour.
• Ne laissez pas votre équipement et vos moyens d’accès sans surveillance.
• Déconnectez-vous de l’application HPGB  si vous ne l’utilisez pas.
• Veillez à la confidentialité de votre mot de passe et utilisez des mots de passe complexes. Autrement dit, évitez les combinaisons de lettres et de chiffres évidentes.
• Méfiez-vous de tout ce qui sort de l’ordinaire, comme une nouvelle adresse de site internet ou desdemandes inhabituelles, p. ex. des demandes de partager de l’information sensible par e-mail.

3.6 Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles plus longtemps que le but dans lequel elles ont été collectées ne le requiert. Ainsi, vos données personnelles en tant que prospect seront conservées pendant une période maximale d’un an. Les autres données, telles que les données collectées par le biais de caméras de surveillance ou d’enregistrements téléphoniques, sont conservées moins longtemps comme la loi l’exige. Lors de l'évaluation de la durée de conservation de vos données personnelles, nous devonségalement prendre en compte les exigences en matière de conservation qui peuvent être stipulées dans d’autres lois en vigueur (p. ex. la loi contre le blanchiment d’argent). Nous pourrions également conserver vos données personnelles à titre de preuve juridique dans le cas d’un litige, mais nous ne les utiliserons pas activement. De ce fait, les périodes de conservation ne sont pas universelles et peuvent varier selon les circonstances (vos données peuvent être archivées jusqu’à 10 ans après la clôture de votre contrat.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

4.1 Vos données personnelles au sein d’HPGB

Nous traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et ne partageons que les données nécessaires pour vous offrir les meilleurs services. Nous pourrions transférer vos données personnelles à d’autres entités HPGB  qui nous assistent dans la gestion des opérations la sécurité IT ou la fourniture de services et produits spécifiques. Pour certains contrôles de lutte contre le blanchiment d’argent et activités de sécurité opérationnelle, nous pourrions faire appel à des entités  à l’étranger. Bien que nous soyons responsables de nos propres produits, nous travaillons également avec des Courtiers  indépendants qui ont une convention de collaboration avec nous. Ces courtiers sont enregistrés dans le registre belge des "intermédiaires en services bancaires et en services d’investissement" et "intermédiaires en assurances" conservé à l’Autorité des services et marchés financiers (FSMA), rue du Congrès 12-14 à 1000 Bruxelles.

Vous pouvez en apprendre davantage au sujet de nos activités à l’adresse http://www.hpgb.be . HPGB a pris des mesures afinde garantir la protection des données personnelles lorsqu’elles sont échangées ou partagées au sein de HPGB, et ce conformément aux réglementations et bonnes pratiques acceptées dans le monde.

4.2 Vos données personnelles en dehors d’HPGB

1. Dans certains cas, la loi nous oblige à partager vos données avec des tiers:

• Les pouvoirs publics, les organismes de réglementation et les organismes de surveillancelorsqu’il y a une obligation légale de communiquer/divulguer des informations relatives au client,telles que les autorités fiscales, la Banque nationale de Belgique (BNB)
• Les autorités judiciaires/d’instruction telles que la police, les procureurs, les tribunaux,les instances d’arbitrage/de médiation à leur demande expresse
• Les avocats par exemple dans les cas de faillite, les notaires les tuteurs qui doivent s’occuper des affaires d’autres personnes et les réviseurs d’entreprise.

2. Les tiers à qui nous ne sommes pas tenus par la loi de transférer les données personnelles, mais à qui nous faisons appel pour fournir bon nombre de nos services :

• Les spécialistes du secteur financier qui ont aussi une obligation légale d'utiliser les donnéespersonnelles avec soin:
• Les fournisseurs de services, notamment les entreprises ou les individus qui nous aident dans:

• la conception et la maintenance de nos outils et applications internet

• la commercialisation de nos activités, l’organisation d’évènements et la gestion des communications avec la clientèle

• la préparation de rapports et de statistiques, l’impression de documents et la conceptionde nos produits

• Institutions dont nous vendons des produits et services, p. ex. les compagnies d’assurances et des courtiers conventionnés

Dans les cas repris ci-dessus, nous veillons à ce que les tiers n’aient qu’un accès limité aux données personnelles nécessaires pour mener à bien les tâches spécifiques requises. Nous veillons égalementà ce que les tiers s’engagent à utiliser les données de manière sécurisée et confidentielle, et les utilisent conformément à nos instructions. Nous ne vendons en aucun cas vos données personnelles à des tiers. Lorsque nous travaillons avec des tiers en dehors de la Belgique, nous prenons les mesures adéquates afin de garantir que vos données personnelles seront dûment protégées dans le pays de destination. Dans ce cas, nous agissons (p. ex. par des mesures contractuelles) afin de garantir que des données personnelles sont traitées avec le même soin qu’en Belgique.

5. Quels sont vos droits ?

Nous nous efforçons de rester le plus transparent possible vis-à-vis des données que nous utilisons. La loi vous autorise à demander l’accès aux données personnelles que nous détenons sur vous. A en être informé, à les consulter et à les corriger . Vous pouvez vous opposer à leur emploi. Vous avez le droit d’etre oublié et le droit de transfer de vos données. Vous avez la droit d’être exempté de tout processus automatique de décision

a.Information

Il n’y aura pas de recolte de données ni de conservation de données sans accord explicite et renvoi pour prise de connaissance de cette déclaration sur la protection de la vie privée.

b.Consultation

Nous allons 

• Vous fournir une description des données conservées
• Vous fournirne explication sur les raisons de conservation
• Vous communiquer à qulles entités externs vos données seront transmises
• Vous communiquer les raisons d’un traitement automatisé événtuel de vos données

A cette fin il vous faudra vous adresser à notre siège à Roeselare.  Il vous sera nécessaire de fournir une pièce d'identité ou derépondre à des questions de sécurité afin de satisfaire votre demande. Nous vous fournirons une copie des données que nous utilisons.La première demande est entièremment gratuite.  Pour toute copie supplémentaire demandée, nous sommes autorisés à vous facturer un montant raisonnable ( 0.5€ par page+ 50€ de frais de dossier ) sur la base de coûts administratifs. Toutefois, il se peut que dans certains cas, nous vous refusions l’accès aux données lorsque celles-cirisquent de révéler des informations sensibles d'un point de vue commercial que nous devons protéger, ou lorsqu’elles sont liées à des enquêtes juridiques. Vous serez informé(e) de la raison du refus dans un délai raisonnable et de la possibilité d’introduire une réclamation par le biais de l’un de nos canaux. Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que vos données personnelles soientcorrectes, à jour, complètes, pertinentes et non fallacieuses. Nous pouvons vous demander de confirmer que vos données sont toujours à jour.

c.Correction

Si vous pensez que les données personnelles quenous détenons sont erronées, vous pouvez nous demander de les modifier. Nous répondrons à votre requête le plus rapidement possible après vous avoir communiqué le temps nécessaire pour la mener à bien. Nous modifierons vos données personnelles s'il s’avère qu’elles sont inexactes, obsolètes, incomplètes, non pertinentes ou fallacieuses après avoir pris en compte les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.Si nous corrigeons vos données et que nous les avions partagées précédemment avec un tiers, nous notifierons également ce dernier lorsque la loi l’exige.Si nous ne sommes pas d’accord avec votre demande de correction de vos données personnelles, nous vous en expliquerons la raison ainsi que les modalités vous permettant de formuler  une plainte. Nous vous fournirons dans ce cas une déclaration comme quoi selon vous les données sont erronées.

d.Le droit à l’opposition.

Lorsque vous devenez client chez nous nous vous demandons si vous souhaitez un traitement personnalisé pour lequel nous utilisons vos données. Vous pouvez à tout moment retracter votre consentement à ce traitement personnalisé.

• Par l’onglet désincrire en bas de chaque courriel
• Via notre formulaire de contact sur www.hpgb.be
• En nous appelant au +32 2 609 08 40

Remarquez qu’en vous opposant à l’approche personnalisé, nous pouvons continuer à vous contacter avec d’autres objectifs comme le respect d’obligations légales ou contractuelles. (p.;e. : des informations importantes sur votre contrat ou sur sa gestion)

e.Le droit d’être oublié

Vous avez le droit a demander que vos données soient détruites. Cette demande peut être refusée s’il existent des raisons juridiques fondées sur base de dispositions légales (p.e. : délais de conservation réglementaires, obligations anti-blanchiment), des obligations contractuelles, un jugement, l’existence d’une enquête pénale ou l’existence d’un litige juridique. Vous serez informé  dans un délai raisonnable du refus ainsi de la façon dont vous pouvez vous plainder à cet égard.

f. Le droit de transferer  vos données.

Vous avez le droit de faire transferer vos données à une  autre entité. Les données seront transferées gratuitement sous une forme structurée, courante et lisible. Cela ne vaut que pour les données fournies sur base d’accord ou de contrat.

g.Le droit d’être exempt de processus automatisés de décion ou de profilage

Vous avez le droit à ne pas être soumis à des procédés de décision automatiques ou de profilage.HPGB ni ses fournisseurs ou collaborateurs se servent de tels procédés.

6. Vous souhaitez recevoir plus d’informations ou introduire une réclamation ?

Nous sommes tenus de traiter vos données personnelles avec le plus grand soin. Nous nous engageons à traiter rapidement toute réclamation relative à la protection de la vie privée et, à ce titre, nous nous engageons de réponde à toute plainte concernant la protection de votre vie privée endéans le mois qui suit la réception de votre demande Si vous souhaitez recevoir davantage d’informations sur les tiers auxquels nous pourrions communiquer vos données personnelles conformément à la loi ou dans le cadre d’un service que nous leur avons confié, ou si vous souhaitez introduire une réclamation relative au traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter

• en appelant (+32 2 609 08 40)
• en nous envoyant un e-mail (info@hpgb.be)

Vous pouvez également envoyer votre demande au service de gestion des réclamations d’HPGB à l’adresse suivante :

HPGB Complaints

Jacob van Arteveldestraat 18

8800 Roeselare

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont votre réclamation a été traitée, vous avez également la possibilité d’en faire part à

La Commission de la protection de la vie privée.

Drukpersstraat 35

1000 Bruxelles
commission@privacycommission.be

Meer info op www.privacycommission.be

7. À propos de cette déclaration de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité, rentrée en vigueur le 01/01/2018, est susceptible de faire l’objet de modifications afin de garantir que son contenu reflète précisément les évolutions en matière de réglementation, ainsi que tout changement au sein d’HPGB. La version la plus récente en vigueur sera disponible sur le site internet et nous vous informerons de tout changement par le biais de notre site internet et des autres canaux de communication

8.Notifications GDPR

Au 24 mei 2016  l’ordonnance  General Data Protection Regulation (GDPR) est entrée en vigueur En application de celle-ci nous vous donnons les informations suivantes:

Le data protection offcer  pour  HPGB est  Guy Haentjens, joignable par courriel  guy.haentjens@hpgb.be  ou   tel +32 2 609 08 40

Le datacontroller au sens de l’ordonnance est  HPGB bvba Jacob van Arteveldestraat 18, 8800 Roeselare  info@hpgb.beou f tel +32 2 608 09 40

Le dataprocessor  au sens de l’ordonnance est  Saphico ict services , Engelsenlaan 4, 9600 Ronse  support@saphico.be ou  tel +32 9 270 31 40

Le  data protection agency est la Commission belge de la protection de la vie privée

But nature et justification légale des données traitées.